LA GESTION MANUELLE ET ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS AU SEIN D’UNE ENTREPRISE OU ORGANISATION

DATE: 1er au 05 Juillet 2019 

LIEU: Ouagadougou

COUT: 100 000 FCFA

Dans un contexte où la dématérialisation participe à la transformation numérique des métiers, les technologies de Gestion Electronique de Document (GED) appuyées par l’archivage physique  continuent à évoluer. 

Ce séminaire dresse un état de l’art complet, pragmatique et structuré de la GED. Il présente les concepts clés et la réglementation en vigueur, analyse les évolutions des fonctionnalités, propose des modèles d’organisation et des démarches pour réussir la mise en œuvre d’un projet de GED.

QUELQUES VIDEOS SUR LA GEID ET L’ARCHIVAGE

Qu’est-ce que la Gestion Electronique de Document?

M-Files, le logiciel de gestion de contenu

Visite pour l’utilisateur: Interface M-files pour l’utilisateur

OBJECTIFS DE LA FORMATION

  • Découvrir et s’approprier les technologies de mises en œuvre d’un système d’archivage manuel et électronique.
  • Acquérir une méthodologie permettant d’évaluer les composants technologiques et organisationnels d’un système d’archivage.
  • Acquérir une méthodologie permettant de mettre en place un dispositif efficace de gestion manuelle et électronique des documents de son organisation

METHODOLOGIE

Il s’agit d’une formation théorique suivie de la pratique. La formation est donnée sous forme d’atelier pratique où des équipements et matériels d’archivage sont installés. 

Des formateurs expérimentés et spécialisés dans l’archivage et la GED donneront les cours suivis de la pratique.

PUBLIC CIBLE:

  • Toute personne souhaitant s’initier à la gestion manuelle et électronique (archivistes, informaticiens, autres métiers…).
  • Cadres des structures publiques et privées, Associations, ONG, étudiants et toute personne appelée à organiser et à gérer les archives dans sa structure, chercheurs d’emploi etc…

PRE-REQUIS

Aucune connaissance exigée en matière d’archivage, mais la connaissance de l’utilisation de l’outil informatique est indispensable pour la prise en main d’un logiciel d’archivage.

CONTENU DE LA FORMATION

  1. L’importance de l’archivage dans une organisation
  2. L’archivage physique et l’archivage numérique
  3. Contexte juridique de l’archivage  électronique
  4. Méthodologie de mise en place d’un système d’archivage Physique et Numérique
  5. La gestion électronique de documents
  6. Le Cycle de Vie des archives physiques
  7. La pérennité des archives et des systèmes numériques 
  8. Les composantes technologiques et organisationnels d’un système d’archivage  électronique
  9. L’archivage dans le Cloud
  10. Etude de cas et apprentissage du logiciel M-files pour l’archivage et la GED
  11. Ateliers pratiques de numérisation et d’archivage

DÉROULEMENT

La méthodologie proposée  est basée sur des approches participatives  valorisant les connaissances des acteurs sur leurs connaissances en Traitement des archives physiques et Numériques ainsi que la Gestion Electronique des Informations et des Documents (la GEID).

Il sera utilisé des présentations théoriques et des exercices pratiques adaptés aux besoins des participants. Les travaux se dérouleront sous la forme d’exposés en plénières et de travaux pratiques. La méthode pédagogique est d’encourager la participation active des participants à la formation afin de mettre à profit leurs connaissances et expériences.

Le logiciel M-Files installé sur l’ordinateur de chaque participant (une version d’évaluation)

Une salle de 10 à 15 participants maximum pour garantir un taux de participation et d’attention élevés

La salle est équipée en Vidéo-projecteur et d’autres équipements de formation avec présence d’un Réseau Wifi pour l’accès à Internet haut débit, facilitant le partage de données.

FRAIS DE PARTICIPATION

Les frais de participation par participant s’élèvent à 100 000 Fcfa. Ces frais comprennent :

·         Les supports de cours physiques et électroniques

·         Des ressources et des vidéos didactiques sur une clé USB

·         Les pauses café

 

ATTESTATION ET SUPPORTS

Chaque participant aura a la fin de la formation une attestation de formation